Co powinno znaleźć się w liście motywacyjnym kandydata na stanowisko - pracownik biurowy? List motywacyjny powinien być uzupełnieniem CV i wzmocnić dobre wrażenie po jego przeczytaniu. Musi być jednak dopasowany do wymogów stanowiska pracy. Uzupełnieniem tego artykułu jest przewodnik - jak poprawnie napisać list motywacyjny na wymarzone stanowisko - uzupełnij swoją wiedzę. Zapraszamy do lektury:

Zanim wyślesz „gotowca”…

W liście motywacyjnym mamy możliwość nie tylko rozwinąć wybrane informacje zawarte w CV, ale także „dodać coś od siebie”. Dla jednych jest to dodatkowa szansa na lepsze zaprezentowanie się rekruterowi, dla innych trudność, gdyż w przypadku listu motywacyjnego nie ma tak ścisłych zasad, jak przy tworzeniu życiorysu.

W internecie można znaleźć wiele gotowych wzorów listów motywacyjnych – nawet na konkretne stanowiska. Oczywiście, jeśli ktoś nie jest w stanie samodzielnie napisać listu motywacyjnego, lepiej jak „ściągnie go z sieci”, niż napisze tekst chaotyczny, z błędami ortograficznymi czy stylistycznymi.

Zobacz przykładowy wzór list motywacyjny pracownik biurowy>>>

Jednak nawet rekruter o małych doświadczeniu łatwo pozna, kto przysłał „gotowca”, a kto choć w części sam go napisał. Pamiętajcie też, że skoro wy łatwo „wygoolowaliście” dany wzór listu motywacyjnego, to zapewne zastosowało go już setki osób i rekruterzy znają na pamięć używane w nich frazy… Jeśli więc korzystacie z „gotowców”, dopiszcie też choćby parę własnych zdań.

Najcenniejsze wskazówki o tym, o jakich kompetencjach powinniście napisać w liście motywacyjnym, znajdziecie w samym ogłoszeniu rekrutacyjnym, na które aplikujecie. List motywacyjny powinien zmieścić się na jednej stronie A4 oraz przekonać rekrutera, że firma odniesie korzyści z zatrudnienia tego kandydata.

Czym zajmuje się pracownik biurowy i jakie swoje atuty powinien przedstawić w liście motywacyjnym?

Pisanie listu motywacyjnego najlepiej zacząć od uważnego przeczytania opisu stanowiska i wymagań zawartych w ogłoszeniu. Nazwa stanowiska „pracownik biurowy” brzmi nieco enigmatycznie i zakres obowiązków na tak określonej posadzie może bardzo różnić się w zależności od firmy, branży i działu, w którym osoba ma być zatrudniona. Najczęściej opis tego stanowiska zawiera poniższe sformułowania:
- „Do podstawowych zadań realizowanych przez pracownika biurowego należy kompleksowa obsługa biura. Osoba na tym stanowisku odpowiedzialna jest za gromadzenie, rejestrację informacji i dokumentacji oraz ich przetwarzanie. Dodatkowo zajmuje się archiwizacją danych. Pracownik biurowy musi przede wszystkim znać obsługę komputera oraz innych urządzeń biurowych.”
- „Główne zadania: - pomoc w rozwożeniu dokumentów - pomoc przy gromadzeniu dokumentacji kredytowej - pomoc w wypełnianiu wniosków kredytowych.”
- „Osoba zatrudniona będzie odpowiedzialna za wprowadzanie danych do systemu i za obieg dokumentów firmy.”
- „Pracownik będzie odpowiedzialny za obsługę interesantów oraz prowadzenie rozmów z klientami (telemarketing)”.

Zwykle wymagana jest znajomość języków obcych – przede wszystkim angielskiego, ale w wielu ofertach na to stanowisko można znaleźć również wymóg posługiwania się mniej popularnymi językami.

Przykłady zdań:
„Posługuję się językiem angielskim płynnie w mowie i piśmie. Uzyskałam certyfikat Business English”.
- „W pracy na recepcji w firmie X często posługiwałam się językiem angielskim”.
- „W ramach programu Erasmus przez pół roku studiowałem w Berlinie, co pozwoliło mi posługiwać się językiem niemieckim w praktyce”
- „Podczas studiów udzielałam korepetycji z języka angielskiego oraz z sukcesem przygotowywałam licealistów do matury”.
- „Przez 3 miesiące pracowałem w londyńskiej restauracji”.

Pożądane jest doświadczenie w jakiejkolwiek pracy biurowej – choćby na recepcji lub przy wprowadzeniu danych.

Przykłady zdań:
- „Jako recepcjonistka w korporacji X byłam odpowiedzialna za archiwizację oraz dekretowanie korespondencji. Zamawiałam także materiały biurowe oraz odpowiadałam za przygotowanie i rezerwacje sal konferencyjnych”.
- „Zajmowałem się na zlecenie wprowadzaniem danych do systemu informatycznego w firmie X.”

Praca na stanowisku pracownika biurowego wymaga dokładności, skrupulatności, punktualności, systematyczność, a także umiejętności segregowania dokumentów, utrzymywania w nich porządku oraz odpowiedzialności.

Przykłady zdań:
- „Podczas praktyki w dziale księgowości wprowadzałam faktury.”
- „Dzięki swojej systematyczność i dobrej organizacji czasu udało mi się równolegle studiować na dwóch kierunkach”.

W wielu ogłoszeniach wymagana jest też komunikatywność oraz umiejętność współpracy w zespole. Ważna jest także kultura osobista oraz umiejętność odpowiedniego wysławiania się, a także ubierania (tzw. dress code).

Przykłady zdań:
- „Posiadam wysokie umiejętności personalne”
- „Jako student pracowałem jako ankieter”
- „Pracowałam jako hostessa”
- „Brałam udział w akcjach promocyjnych w supermarkecie”
-„Jestem osobą świetnie zorganizowaną. Potrafię pracować nad kilkoma zadaniami równocześnie”
- „Obsługiwałam stoisko na mojej uczelni podczas Dni otwartych dla kandydatów”.

Zobacz przykładowy wzór list motywacyjny pracownik biurowy>>>

Na tym stanowisku niezwykle ważna jest umiejętność obsługi urządzeń biurowych (np. skaner, faks, kserokopiarka) oraz znajomości programów typu Word, Excel, PowerPoint. Dodatkowym atutem może być choćby podstawowa znajomość programów: księgowych, kadrowo-płacowych, baz danych, oprogramowania do obsługi klienta (CRM) lub do zarządzania treścią na stronie internetowej (CMS). Koniecznie trzeba o tym napisać w CV oraz w liście motywacyjnym.

Anna Daria Nowicka – socjolog, doradca HR