List motywacyjny powinien być uzupełnieniem CV i wzmocnić dobre wrażenie po jego przeczytaniu. Recepcjonistka musi dopasować swój list do wymogów stanowiska pracy. Uzupełnieniem tego artykułu jest przewodnik - jak poprawnie napisać list motywacyjny na wymarzone stanowisko - uzupełnij swoją wiedzę. Zapraszamy do lektury:

Co powinno znaleźć się w liście motywacyjnym kandydata/ kandydatki do pracy na recepcji?

Zanim wyślesz „gotowca”…

W liście motywacyjnym mamy możliwość nie tylko rozwinąć wybrane informacje zawarte w CV, ale także „dodać coś od siebie”. Dla jednych jest to dodatkowa szansa na lepsze zaprezentowanie się rekruterowi, dla innych trudność, gdyż w przypadku listu motywacyjnego nie ma tak ścisłych zasad, jak przy tworzeniu życiorysu.

W internecie można znaleźć wiele gotowych wzorów listów motywacyjnych – nawet na konkretne stanowiska. Oczywiście, jeśli ktoś nie jest w stanie samodzielnie napisać listu motywacyjnego, lepiej jak „ściągnie go z sieci”, niż napisze tekst chaotyczny, z błędami ortograficznymi czy stylistycznymi.

Jednak nawet rekruter o małych doświadczeniu łatwo pozna, kto przysłał „gotowca”, a kto choć w części sam go napisał. Pamiętajcie też, że skoro wy łatwo „wygoolowaliście” dany wzór listu motywacyjnego, to zapewne zastosowało go już setki osób i rekruterzy znają na pamięć używane w nich frazy… Jeśli więc korzystacie z „gotowców”, dopiszcie też choćby parę własnych zdań.

Najcenniejsze wskazówki o tym, o jakich kompetencjach powinniście napisać w liście motywacyjnym, znajdziecie w samym ogłoszeniu rekrutacyjnym, na które aplikujecie. List motywacyjny powinien zmieścić się na jednej stronie A4 oraz przekonać rekrutera, że firma odniesie korzyści z zatrudnienia tego kandydata.

Najlepiej, jeśli aplikując na dane stanowisko, mamy już praktyczne doświadczenie w pracy na takiej samej lub zbliżonej posadzie. W liście motywacyjnym możemy wtedy bezpośrednio powołać się na nasz poprzedni zakres obowiązków i zdobyte umiejętności.

Co jest niezbędne w pracy na recepcji?

Szczegółowy zakres obowiązków na stanowisku recepcjonistki lub recepcjonisty (pamiętajmy, że również mężczyźni są zatrudniani do tej pracy) zależy od wielkości firmy, jej kultury organizacyjnej oraz tego, czy jest to stanowisko łączące w sobie pracę recepcjonisty i sekretarki (lub asystenta/asystentki), czy też na każdym z tych stanowisk pracują oddzielne osoby.

W wersji „minimum” praca na recepcji polega na odbieraniu telefonów i przełączaniu ich do odpowiednich osób w firmie (co wymaga wiedzy na temat jej struktury organizacyjnej) oraz byciu „pierwszą linią kontaktu” dla osób spoza firmy. Zarówno klientów, dostawców, partnerów biznesowych, gości, kandydatów do pracy, jak i akwizytorów… Cenne są więc choćby krótkie doświadczenia w pracy w firmach – zwłaszcza w korporacjach, gdyż oznacza to, że kandydat poznał z bliska standardy obowiązujące w takich organizacjach (zarówno odnośnie komunikacji i ubioru, jak i struktury organizacyjnej). Warto więc napisać: „Podczas praktyk w korporacji X mogłem z bliska poznać specyfikę pracy w dużych firmach”.

W ogłoszeniach często spotyka się wymóg „wysokiej kultury osobistej” czy „dobrej prezencji”. Najlepiej tym „zabłysnąć” już podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale również rozmowa przez telefon, dobór słów w liście motywacyjnym oraz sympatyczne, ale profesjonalne zdjęcie w CV (żadnych fotek z wakacji) nam w tym pomogą.

Pracownik recepcji powinien być komunikatywny, miły, przyjaźnie nastawiony do innych, życzliwy i starający się pomóc. Często ludzie, którzy dzwonią na recepcję, nie wiedzą dokładnie, z którym pracownikiem powinni o danej sprawie rozmawiać, bywają zniecierpliwieni czy wręcz roszczeniowi (żądają połączenia z prezesem…) lub niegrzeczni. Recepcjonista musi jednocześnie być opanowany, odporny na stres i asertywny. Warto te kompetencje wymienić w liście motywacyjnym. Najlepiej nie jako „wyliczankę”, lecz podanie konkretnych sytuacji, w których kandydat mógł wykazać się danymi kompetencjami. Idealnie, jeśli ktoś może powołać się na doświadczenie w pracy na recepcji i opisać swój ówczesny zakres obowiązków. Można jednak podać także przykłady nie związane bezpośrednio z pracą na recepcji.

Przykłady zdań:

- „Jako opiekun na koloniach wielokrotnie musiałem wykazać się opanowaniem, odpornością na stres oraz radzeniem sobie w konfliktowych sytuacjach. Te doświadczenia pomogą mi w pracy na recepcji.”

- „Pracując podczas studiów jako kelnerka wiele razy musiałam poradzić sobie z trudnymi klientami zachowując opanowanie”.

- „Jestem komunikatywna i lubię pracę z ludźmi. W czasie wakacji pracowałam jako wolontariuszka przy organizacji koncertu/przy akcji „Lato w mieście”.

Recepcjonista powinien też posługiwać się poprawną polszczyzną. Osoba, która mówi gwarą lub z błędami językowymi, wystawia bardzo złe świadectwo firmie. W przypadku tego stanowiska niezwykle ważne jest więc, aby list motywacyjny był napisany poprawnym językiem. Znajomość języków obcych jest dodatkowym atutem, a w niektórych firmach wymogiem koniecznym.

Zwykle osoba na recepcji zajmuje się również prowadzeniem księgi korespondencji, czyli dokładnym zapisywaniem listów i dokumentów, które przychodzą do firmy oraz z niej wychodzą. Do jej obowiązków należy również dekretowanie pism do odpowiednich osób i działów w firmie. Wymaga to dokładności, skrupulatności, utrzymywania nienagannego porządku „w papierach”. Warto o każdej z tych umiejętności napisać w liście motywacyjnym.

Przykłady zdań:

- „Jestem osobą dokładną i skrupulatną. Na drugim roku studiów byłam skarbnikiem w organizacji x”

- „Pracując w sklepie byłam również odpowiedzialna za sporządzanie raportów kasowych”

- „Podczas praktyki w dziale księgowości wprowadzałam numery faktur.”

Od pracownika recepcji wymaga się również świetnej organizacji pracy oraz wykonywania kilku rzeczy równocześnie pod presją czasu (telefony się urywają, goście czekają na pokierowanie do odpowiednich osób, przyjechała właśnie dostawa wody mineralnej).

Przykłady zdań:

- „Podczas miesięcznej pracy na recepcji w hotelu X do moich podstawowych obowiązków należało: telefoniczne przyjmowanie rezerwacji oraz udzielanie informacji, przyjmowanie gości, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji”.

W liście motywacyjnym na to stanowisko należy również wspomnieć o umiejętności obsługiwania urządzeń biurowych oraz znajomości programów np. Word, Excel, PowerPoint.

Anna Daria Nowicka – socjolog, doradca HR