System ocen pracowniczych służy z jednej strony przekazaniu pracownikowi informacji zwrotnej o tym, jak postrzegana jest jego praca przez firmę, z drugiej - diagnozie potencjału pracownika oraz wytyczeniu mu celów do osiągnięcia. Choć jest to jedno z ważniejszych narzędzi systemu motywacyjnego, często bywa nielubiane zarówno przez pracowników, jak i przełożonych. Dlaczego?

Mówiąc ogólnie, system ocen służy analizie tego, czy pracownik dobrze wywiązuje się ze swoich obowiązków, przekazaniu mu przez przełożonego tej informacji zwrotnej oraz dowiedzeniu się, jak sam pracownik postrzega swoje osiągnięcia i miejsce w zespole.

System ocen służy także:

1.Podniesieniu poziomu wykonywanej pracy. Jeśli pracownik nie dostawałby informacji zwrotnej, nie wiedziałby, czy wykonuje pracę zgodnie z oczekiwaniami. Ponadto mając świadomość, w jakich obszarach wywiązujemy się dobrze, a gdzie mamy braki, wiemy, nad czym musimy pracować.

2.Podejmowaniu decyzji dotyczących nagród, premii (zwłaszcza uznaniowych) i awansów. Analizując dokonania pracownika (i przypominając sobie jego konkretne działania) szef może lepiej ocenić, na jakie nagrody zasługuje pracownik. Karty oceny bywają zwykle szczegółowe i wymagają wpisania konkretnych informacji, a nie ogólnego wrażenia dotyczącego pracy wykonanej przez podwładnego. Ma to na celu próbę obiektywizacji oceny oraz pomoc obu stronom w rozmowie o faktach, a nie subiektywnych wrażeniach.

3.Motywowaniu pracowników. Już samo otrzymanie informacji zwrotnej bywa motywujące – oczywiście pod warunkiem, że feedback jest profesjonalnie przeprowadzony, zaś pracownik gotowy na jego przyjęcie. Łatwiej także pracownikowi zrozumieć i zaakceptować, dlaczego dostał właśnie taką, a nie inną premię. Bez tej informacji zwrotnej oraz możliwości otwartego przedyskutowania z przełożonym wyników pracy, pracownik może czuć się źle oceniony i zdemotywowany. Ponadto pracownik „wie, na czym stoi” – czy jest ceniony i może spodziewać się nagród, czy też dostał „żółtą kartkę” i lepiej, jak poszuka innej pracy (lub zacznie bardziej przykładać się do pracy w obecnej firmie – jeśli słabe efekty wynikały z jego zaniedbań i braku zaangażowania).

4.Analizie potencjału i rozwojowi pracowników. Ocena działań pracownika wiąże się z oceną jego kompetencji, wiedzy, stylu pracy, postawy. Obie strony mogą ustalić, czego pracownik potrzebuje, aby się rozwijać i jeszcze lepiej wykonywać zadania. Szef i pracownik mogą przedstawić, jak widzą jego dalszą ścieżkę kariery i sprawdzić, na ile te wizje są zbieżne.

5.Uzasadnieniu nieprzyznania premii lub wręcz stanowić jeden z argumentów do zwolnienia pracownika z pracy - gdy ocena ta jest bardzo negatywna.

6.Ocenie przebiegu pracy danej osoby. Karta ocen na stałe znajduje się w teczce pracownika, tak więc zarówno wybrani specjaliści z Działu Personalnego, jak i szef danego zespołu (zwłaszcza nowy) mogą sięgać do niej, gdy zastanawiają się nad dalszą ścieżką kariery tej osoby lub planują redukcje i muszą wytypować pracowników do zwolnienia.
 

Problemy z efektywnym wykorzystaniem ocen pracowniczych

Choć system ocen pracowniczych posiada tak wiele zalet i pozwala osiągać konkretne cele zarówno przełożonemu (i firmie), jak i pracownikowi, to często słyszę od jednych i drugich, że jest to dla nich koszmarny obowiązek, który muszą raz na jakiś czas wykonać. Obie strony męczą się i stresują przy rozmowach okresowych.

Przeczytaj kolejne artykuły:

Na czym polega system ocen okresowych pracownika?

Dlaczego niektórzy przełożeni nie lubią dawać ocen okresowych?

Kwestie ocen okresowych w oczach pracowników - dla pracodawców

Podsumowując: system ocen okresowych jest jednym z najważniejszych narzędzi motywacyjnych i może przynieść wymierne korzyści zarówno firmie, jak i pracownikom. Należy jednak zdawać sobie sprawę ze wszystkich opisanych przeze mnie komplikacji i prawidłowo przygotować nie tylko same arkusze ocen, ale także menedżerów do udzielania konstruktywnego feedbacku, zaś pracowników do jego przyjmowania.

Autor: Anna Daria Nowicka – socjolog, doradca HR