Napisanie listu motywacyjnego nastręcza kandydatom dużo więcej trudności niż przygotowanie CV. Powód jest prosty – list motywacyjny trzeba pisać pełnymi zdaniami (a nie w punktach – jak życiorys) i nie ma tak jednoznacznych wytycznych jak przy tworzeniu CV. Są jednak zasady, których trzeba przestrzegać. Warto też wiedzieć, jakich błędów unikać i jaki cel chce się osiągnąć dzięki listowi motywacyjnemu.

A co powinno znaleźć się w części zasadniczej? Mówiąc w skrócie, to wszystko, co chcemy potencjalnemu pracodawcy przekazać. List motywacyjny powinien zmieścić się na jednej stronie A4 oraz przekonać rekrutera, że firma odniesie korzyści z zatrudnienia tego kandydata. W liście motywacyjnym należy pokazać, że zależy nam na zatrudnieniu właśnie w tej firmie i na konkretnym stanowisku oraz że nie jest przypadkiem, iż tu wysyłamy swoją aplikację. Przede wszystkim list motywacyjny powinien zawierać wyłącznie te informacje o nas, które są związane ze stanowiskiem, o które się ubiegamy. Konieczna jest w tym celu bardzo uważna lektura ogłoszenia i dokładne przeanalizowanie jego treści. Trzeba zastanowić się, jakie są oczekiwania pracodawcy i co świadczy o tym, że je spełniamy. Najlepiej skoncentrować się na kilku najistotniejszych aspektach.

Niektórzy zalecają umieszczenie w liście motywacyjnym komplementu pod adresem firmy, w której staramy się o pracę. Jeśli kandydat faktycznie zadał sobie trud przejrzenia, co z działań firmy zasługuje na szczególne docenienie (np. Uważam za bardzo wartościowy program wolontariatu pracowniczego „W trosce o innych”, który jest organizowany w Państwa firmie), może tak zdobyć cenne punkty w oczach rekrutera. Jeśli jednak jest to komplement oderwany od firmy i wpisywany w każdym liście motywacyjnym (np. „chciałabym pracować w tej firmie, bo dynamicznie się rozwija”), nie zrobi wrażenia na rekruterze.

Pisząc list motywacyjny powinniśmy pamiętać, aby nie popełniać błędów. Najczęstsze z nich to:

- Błędy ortograficzne, interpunkcyjne, „literówki”. Ponieważ popularne edytory tekstów mają opcję sprawdzania pisowni, list z błędami dla rekrutera świadczy o tym, że kandydat jest niechlujny, nie dba o jakość pracy, nie przykłada się do zadań. Niezależnie czy szukamy PRowca czy inżyniera, nie chcemy zatrudniać kogoś takiego.

- Długie, zagmatwane zdania, które trzeba czytać po kilka razy, aby domyślić się, co kandydat chciał powiedzieć.  

-  Pisanie w sposób chaotyczny, przeskakiwanie z jednego wątku na drugi.

-  Tworzenie długich elaboratów – rekruter potrzebuje szybko wyrobić sobie zdanie o tym, czy kandydat wydaje się być odpowiedni na dane stanowisko i warto zaprosić go na rozmowę kwalifikacyjną. Nie ma ochoty czytać wypracowań.

- Powtarzanie tego samego, co jest już w CV. List motywacyjny, który nic nowego nie wnosi, nie pomoże kandydatowi wyróżnić się spośród innych.

- Wpisywanie informacji zupełnie nie związanych ze stanowiskiem, o które się ubiegamy. Przykładowo: jeśli ktoś składa aplikację na informatyka, niech nie pisze w liście motywacyjnym, że prowadzi kółko teatralne, gdyż to nie wiąże się z IT. Jednak jeśli ubiega się o stanowisko kierownika domu kultury czy PRowca, taka informacja podkreśla posiadanie przez kandydata cennych w tej pracy kompetencji (np. otwartość na innych, umiejętność występowania przed publicznością, zainteresowanie kulturą).

- Mało estetyczna forma. List motywacyjny – podobnie jak CV – powinien być czytelny, przejrzysty i zachęcać do czytania. Wydawać by się mogło, że skoro dokumenty aplikacyjne są tworzone na komputerze (a nie odręcznie), jest to bardzo proste. Wystarczy wybrać odpowiednią czcionkę, odstępy pomiędzy wierszami, stosować akapity. Niestety wiele osób nie przykłada do tego należytej wagi.

- Wylewanie w liście motywacyjnym swoich żalów na los lub byłych pracodawców dyskredytuje kandydata.

- Zbyt emocjonalny, osobisty lub nieformalny ton. List motywacyjny jest dokumentem aplikacyjnym i powinien być napisany językiem oficjalnym. Sformułowania zbyt kolokwialne (potoczne) są nie na miejscu.

- Stworzenie „ody pod swoim adresem”. Niektóre osoby piszą w stylu „jestem uroczą, wybitnie inteligentną osobą, wszyscy mnie lubią, nikt nie jest lepszy niż ja”. Takie zdania śmieszą i nie tworzą wizerunku kandydata jako osoby profesjonalnej i dojrzałej.

- Postawa roszczeniowa – czyli mówienie wyłącznie o tym, jakie ma się oczekiwania wobec pracodawcy (bez wspominania, co kandydat może zaoferować firmie). Przykładowo: „Chcę pracować w Państwa firmie, bo dobrze płacicie”, „Wiem, że dzięki tej pracy nauczę się nowych rzeczy”.

Warto poprosić znajomego o przeczytanie naszego listu motywacyjnego nie tylko po to, aby sprawdził, czy nie ma „literówek”, ale również by nam powiedział, czy list dobrze się czyta, czy przekonuje do zatrudnienia, czy jest napisany odpowiednim językiem.   

Podsumowując: najważniejsze przy tworzeniu listu motywacyjnego jest to, aby pisać krótko, zwięźle i na temat. Należy przytoczyć konkretne argumenty, które przekonają rekrutera, że posiadamy odpowiednie na dane stanowisko kompetencje oraz świadomie się o nie ubiegamy. Należy też uważać, aby nie popełniać opisanych powyżej błędów. Nie należy też przesadzać z „inwencją twórczą” – lepiej napisać prosty, standardowy list niż silić się na źle pojmowaną kreatywność i próbować wyróżnić się za wszelką cenę.

Anna Daria Nowicka – socjolog, konsultant HR

Zapraszam do pierwszej części. Kliknij.