List motywacyjny na stanowisko sekretarki

Wróć do spisu artykułów

List motywacyjny powinien być uzupełnieniem CV i wzmocnić dobre wrażenie po jego przeczytaniu. Sekretarka musi dopasować list do wymogów stanowiska pracy. Co powinno znaleźć się w liście motywacyjnym kandydatki na stanowisko sekretarki? Uzupełnieniem tego artykułu jest przewodnik - jak poprawnie napisać list motywacyjny na wymarzone stanowisko - uzupełnij swoją wiedzę. Zapraszamy do lektury:

Zanim wyślesz „gotowca”…
W liście motywacyjnym mamy możliwość nie tylko rozwinąć wybrane informacje zawarte w CV, ale także „dodać coś od siebie”. Dla jednych jest to dodatkowa szansa na lepsze zaprezentowanie się rekruterowi, dla innych trudność, gdyż w przypadku listu motywacyjnego nie ma tak ścisłych zasad, jak przy tworzeniu życiorysu.

W internecie można znaleźć wiele gotowych wzorów listów motywacyjnych – nawet na konkretne stanowiska. Oczywiście, jeśli ktoś nie jest w stanie samodzielnie napisać listu motywacyjnego, lepiej jak „ściągnie go z sieci”, niż napisze tekst chaotyczny, z błędami ortograficznymi czy stylistycznymi.

Jednak nawet rekruter o małych doświadczeniu łatwo pozna, kto przysłał „gotowca”, a kto choć w części sam go napisał. Pamiętajcie też, że skoro wy łatwo „wygoolowaliście” dany wzór listu motywacyjnego, to zapewne zastosowało go już setki osób i rekruterzy znają na pamięć używane w nich frazy… Jeśli więc korzystacie z „gotowców”, dopiszcie też choćby parę własnych zdań.

Najcenniejsze wskazówki o tym, o jakich kompetencjach powinniście napisać w liście motywacyjnym, znajdziecie w samym ogłoszeniu rekrutacyjnym, na które aplikujecie. List motywacyjny powinien zmieścić się na jednej stronie A4 oraz przekonać rekrutera, że firma odniesie korzyści z zatrudnienia tego kandydata.

Najlepiej, jeśli aplikując na dane stanowisko, mamy już praktyczne doświadczenie w pracy na takiej samej lub zbliżonej posadzie. W liście motywacyjnym możemy wtedy bezpośrednio powołać się na nasz poprzedni zakres obowiązków i zdobyte umiejętności.

Jaka powinna być idealna sekretarka?
Szczegółowy zakres obowiązków na stanowisku sekretarki zależy od tego, czy jest to stanowisko łączące w sobie pracę sekretarki i asystentki (lub sekretarki i recepcjonistki), czy też na każdym z tych stanowisk pracują oddzielne osoby.

Zwykle w ogłoszeniu rekrutacyjnym w opisie obowiązków sekretarki jest napisane:
- bieżąca obsługa recepcji/sekretariatu firmy
- czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów
- organizowanie wyjazdów służbowych
- obsługa poczty elektronicznej i centrali telefonicznej
- przygotowywanie raportów i sprawozdań
- przyjmowanie interesantów
- zamawiania materiałów biurowych
- bieżąca opieka nad sprzętem biurowym (xero, fax, sprzęt kuchenny).

Wśród wymagań widzimy najczęściej:
- znajomość pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych
- bardzo dobra organizacja pracy.
- wysoka kultura osobista i miłe usposobienie
- odpowiedzialność i samodzielność w działaniu
- komunikatywność
- doświadczenie w pracy biurowej
- znajomość języka angielskiego.

Jak widać, wiele z tych rzeczy pokrywa się z obowiązkami i oczekiwaniami wobec recepcjonistek. Łatwiej więc obiegać się o to stanowisko osobie, która pracowała na recepcji i może powołać się na swoje doświadczenie w obsłudze urządzeń biurowych, księgi korespondencji, łączeniu rozmów telefonicznych.

Przykłady zdań:
- „Jako recepcjonistka w korporacji X byłam odpowiedzialna za archiwizację oraz dekretowanie korespondencji. Zamawiałam także materiały biurowe oraz odpowiadałam za przygotowanie i rezerwacje sal konferencyjnych”.
„Dzięki pracy na recepcji w firmie Y nauczyłam się pracować pod presją czasu oraz radzić sobie z trudnymi interesantami”.

Pracodawcy oczekują, aby sekretarka była o „miłym usposobieniu”, życzliwa, komunikatywna, odporna na stres, opanowana, świetnie zorganizowana, odpowiedzialna.
Przykłady zdań, jakie można napisać w liście motywacyjnym:
- „Jestem osobą otwartą na innych”
- „Lubię pracę z ludźmi.”
- „Potrafię być opanowana nawet w trudnych sytuacjach”
- „Posiadam wysokie umiejętności personalne”
- „Jestem osobą świetnie zorganizowaną. Potrafię pracować nad kilkoma zadaniami równocześnie”
- „Odpowiedzialnie podchodzę do powierzanych mi zadań”.

Najlepiej, jeśli przy tych zdaniach podasz również konkretne sytuacje, w których mogłaś wykazać się tymi umiejętnościami.

Sekretarka powinna posługiwać się poprawną polszczyzną. Osoba, która mówi gwarą lub z błędami językowymi, wystawia bardzo złe świadectwo firmie. W przypadku tego stanowiska niezwykle ważne jest więc, aby list motywacyjny był napisany poprawnym językiem. Znajomość języków obcych jest dodatkowym atutem, a w niektórych firmach wymogiem koniecznym.

Przykłady zdań:
- „Ukończyłam wydział polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego”.
- „Bardzo lubię pisać różnego typu teksty. Przez pół roku chodziłam na kurs dziennikarski, pisałam również artykuły do gazetki studenckiej”
- „Posługuję się językiem angielskim płynnie w mowie i piśmie. Uzyskałam certyfikat Business English”.
- „W pracy na recepcji w firmie X często posługiwałam się językiem angielskim”.

W ogłoszeniach często spotyka się wymóg „wysokiej kultury osobistej” czy „dobrej prezencji”. Najlepiej tym „zabłysnąć” już podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale również rozmowa przez telefon, dobór słów w liście motywacyjnym oraz sympatyczne, ale profesjonalne zdjęcie w CV (żadnych fotek z wakacji) nam w tym pomogą.

Sekretarka zajmuje się również prowadzeniem księgi korespondencji (całej firmy lub jedynie działu, w którym bezpośrednio pracuje), czyli dokładnym zapisywaniem listów i dokumentów, które przychodzą do firmy oraz z niej wychodzą. Do jej obowiązków należy również dekretowanie pism do odpowiednich osób. Wymaga to dokładności, skrupulatności, utrzymywania nienagannego porządku „w papierach”. Warto o każdej z tych umiejętności napisać w liście motywacyjnym.

Przykłady zdań:
- „Jestem osobą dokładną i skrupulatną. Na drugim roku studiów byłam skarbnikiem w organizacji x”
- „Pracując w sklepie byłam również odpowiedzialna za sporządzanie raportów kasowych”
- „Podczas praktyki w dziale księgowości wprowadzałam numery faktur.”

Od sekretarki wymaga się również świetnej organizacji pracy oraz wykonywania kilku rzeczy równocześnie pod presją czasu (szef prosi o pilne przygotowanie listu, telefony się urywają, goście czekają na pokierowanie do odpowiednich osób).

W liście motywacyjnym na to stanowisko należy również wspomnieć o umiejętności obsługiwania urządzeń biurowych oraz znajomości programów np. Word, Excel, PowerPoint.

Anna Daria Nowicka – socjolog, doradca HR




Udostępnij:




Inne artykuły z bloga:


Najbardziej atrakcyjne...

03-08-2011

Jakie są najbardziej atrakcyjne branże według polskich studentów – dowiadujemy się z wyników badania Universum Student S

Umowy terminowe: ile i na...

13-01-2012

Zawarcie trzeciej umowy na czas określony, jest równoznaczne z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony. Ustawa antykryz

Przejście zakładu pracy na...

22-03-2012

Czy w razie przejścia zakładu na nowego pracodawcę jest on obowiązany stosować postanowienia układu zbiorowego pracy obowi


ZOBACZ CAŁY BLOG


Miejsce na Twoją reklamę - napisz: biuro@grupaedom.pl

Strzałka w górę